働き方改革やコロナ化の影響もあり、ビジネスで行われるプレゼンテーションもスタイルが変わってきました。現在主流となっているオンラインプレゼンテーションの成功の秘訣と注意点を語ります。
オンラインプレゼンでも『非言語のコミュニケーション』を活用し意思疎通！
通常コミュニケーションにより意思の伝達を行う場合はバーバル（言語）とノンバーバル（非言語）の二つの領域により行われます。
オンラインのプレゼンテーションでは往々にしてバーバル（言語）領域のみとなり、画面に映し出された企画書とプレゼンテーターによって一方方向の説明が行われます。
実はここに大きな落とし穴があります。一説によるとコミュニケーションにおいてバーバル領域で伝えられるものは、視覚情報が55%、聴覚情報が38%、言語情報はわずか7%のみであり、93％はノンバーバルの領域と言われています。
いかに我々が表情や仕草、声のトーンや大きさなどに意思伝達を委ねてきたのかと言うことなのですが、オンラインプレゼンテーションでノンバーバルな領域のコミュニケーションがなくなると、7％しか意思伝達ができなくなるということです。
つまり、オンラインプレゼンテーションでは7％しか伝わらないということをあらかじめ理解しておけば、結果は飛躍的に変わってきます！
秘策①顔出しをお願いして相手の反応を見る
実際にオンラインプレゼンテーションで使用する会議システムは、Ｚｏｏｍ、Microsoft Teams、Skype、Google Meetといったところが主流になりますが、いずれのシステムもオンライン会議の機能がありますので、「お顔をみてお話しさせていただきたい」との意向を伝え画面上に参加者の顔が映るようにします。
実はこれがとても重要で、ノンバーバルコミュニケーションで相手の表情や態度からプレゼンテーションで説明した調査結果への驚き、課題の抽出への納得、提案施策への理解・共感がわかります。
オンラインプレゼンテーションであっても画面に顔出しをしてもらうことで、普段の対面でのプレゼンテーションでもなかなか難しい先方キーマンの態度を注視しすることも可能になります。
秘策②説明資料に内容を詰め込みすぎない
オンラインプレゼンテーションで使用する企画書や資料の作成も気を遣いましょう。
通常対面で使用する企画書は内容を整理し、できるだけ1枚絵の中でセンテンスが完結するように作成します。しかし、オンラインでそのように作成してしまうと1画面では内容が詰め込みすぎていて、非常に見にくくなることもあります。
プレゼンターは細部を説明するため、一部分を拡大したりする必要が生じ非常に乱雑なプレゼンになってしまうことがあります。
そうならないためにも、オンラインプレゼンテーションの企画書は１センテンス１ページに分活するくらいで作成しましょう。さらに文字で読ませるよりも図解で説明できるようなら説教的に活用しましょう。
そして、企画の内容説明ではしっかりと相手側の反応を見て、理解が進んでいることを確認していきます。
秘策③プレゼンテーションの環境にも配慮する
最後に一番肝心なことになりますが、オンラインプレゼンテーションをする上でその環境にも気をつけておきましょう。まず通信環境です。回線は問題なく繋がっているのか？企画書を投影する上でデータ容量的には問題ないか？音声は聞こえているか？等々。
基本的なことになりますが、画面がキチンと表示され、自分の音声が届き、相手側の反応が解るということが何よりも大切です。
出来れば事前に確認をしておくとよいでしょう。オンラインプレゼンテーション成功のために基本的な環境をしっかり準備することが大切です。
オンラインプレゼンテーションに潜む罠
長年、広告・コミュニケーションの世界でプランナーやディレクターとして、年間数十本の大小プレゼンテーションを経験してきましたが、昨今の働き方改革やコロナ禍の影響もあってオンラインでプレゼンを実施する機会が増えてきました。
最近は大分慣れてきましたが、オンラインでプレゼンを行った最初の頃は、あまりにも今までのプレゼンテーションの経験とは異なっていたため、大変戸惑ってしまいました。
プレゼンの最中に頭が真っ白になってしまうことなど新入社員の頃以来の経験で、皆さんに是非オンラインのプレゼンに隠された罠を知っておいていただきたく記事にしました。
通常のプレゼンテーションとは全くの別物
オンライン環境が一般化する以前のプレゼン経験がある方には特に意識していただきたいのですが、対面プレゼンとオンラインプレゼンは全く違うものと考えてください。
プレゼンする側は相手の反応見て臨機応変に説明の仕方を考えたり、プレゼンを受けるほうは気になったところを後で質問するメモしておく企画書もないのですから。
オンラインのプレゼンは対面とは全く違う
私も普段からプレゼンテーションには慣れていて、それこそ緊張したりドキドキしたりすることもありませんでしたので、オンラインでのプレゼンといってもそこまでの身構えはしませんでした。
ところが実際にプレゼンをはじめてみると、随分と勝手が違って戸惑ってしまいました。途中で自分がどの位置を説明しているのか？抽出したデータに納得してもらっているのか？提案した内容は理解してもらえているのか？そういうことが解らなくなってパニック状態に陥りました。
これはプレゼン前にオンラインでつながっていることを過信して、実際に始まってみると相手の反応が見えないことでコミュニケーションが成立しているかしていないかが解らなくなって、かってに自分で度ツボにはまってしまった結果です。
皆さんはそのような状況にならないように、ここで述べた秘策をしっかり活用していただければと思います。
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